RAY / 工作卡在哪

先找出最浪費時間的那件事。

不用先選 AI 工具。從每天都會遇到的麻煩開始,看工作卡在哪裡、哪些步驟可以整理,以及最後需要留下什麼。

重點摘要這頁整理公司常見的四種工作卡點:主管每天都在追回報、新人一直重問、客戶詢問容易漏、大家一直複製貼上。適合還不確定要先改哪裡的團隊,對照後找出最值得先整理的一小段流程,以及改完後要留下什麼。

01

主管每天都在追

大家都有回報,但你還是看不見全貌?

先把 LINE、群組、表單和不同檔案裡的回報整理到同一個地方。電腦幫忙彙整和提醒,主管負責判斷下一步。

改完後要留下什麼

  • 大家從同一個地方回報
  • 主管一眼看懂目前狀況
  • 重要事情有人確認
看流程改善怎麼進行
02

新人一直重問

新人一直問同樣的事,資深員工沒時間做正事?

把教材、工作步驟和常見問題整理成同一個入口。新人先自己找到基本答案,真的需要經驗判斷時再找主管。

改完後要留下什麼

  • 新人找得到正確做法
  • 每個人先學同一套
  • 需要主管處理的情況說清楚
看團隊工作手冊案例
03

客戶詢問容易漏

客戶來問了,後來誰有回、回到哪裡卻看不清楚?

先把不同地方進來的詢問整理好,再分給對的人。可以直接回答的先處理,需要報價或判斷的就交給真人,後續也留下紀錄。

改完後要留下什麼

  • 每筆詢問有人負責
  • 大家使用同一份回答資料
  • 後來有沒有跟進看得見
看詢問承接與 AI 客服
04

大家一直複製貼上

大家一直搬資料,真正需要經驗判斷的事反而沒時間做?

先把資料從哪裡來、要整理成什麼樣子、誰要確認說清楚。重複步驟讓電腦幫忙,內容和決定仍由人把關。

改完後要留下什麼

  • 知道資料從哪裡來
  • 重要內容有人確認
  • 不用一直在工具之間搬來搬去
看行銷數據 Agent
把三則回報,整理成下一步模擬資料・非客戶成效
3 則同事回報
  • 首頁草稿好了,還缺兩張產品照,想請窗口今天補給我。

  • 三篇產品介紹都校完了,檔案已放共用資料夾,可以交稿。

  • 合作方回覆可以了,但合約還沒簽,明天需要再跟進一次。

其他起點

聊聊你的需求

現在的做法,哪裡最費力?

說明團隊目前怎麼做,我們再討論範圍、費用與時程。