三個客戶同時在跑，你的腦袋裡裝得下嗎
我同時在跑的三條線：
一個是電話客服系統的客戶，要串 Webhook、對接 CRM、讓 agent 接電話時能即時看到來電者資料。一個是社群建置的客戶，要規劃內容策略、建 LINE OA、跑自動化流程。還有一條是我自己的自動化建置——BizMate、個人品牌、課程。
每一條線都有自己的進度、截止日、和「上次說好要做的事」。
問題不在於工作量。問題在於你的腦袋要同時記住三個人的節奏。
記不住，你就只能靠開 Notion、切 Tab、找對話紀錄來補——而這件事每天都要做。
以前我怎麼追進度的
每天早上，我會依序打開三個 Notion 專案頁面。
確認哪些任務到期、哪些對方還沒回我、哪些我應該主動跟進。然後更新狀態、調整優先順序、心裡排好今天的清單。
這個流程快的話 30 分鐘，慢的時候快 1 小時。
它不難，但它每天都在消耗你的決策能量——在你真正開始做事之前，你已經用掉一部分了。
我做了什麼改變
我用 Claude Code 幫自己建了一套幕僚系統。
核心想法是：不要讓自己每天去追進度，讓系統幫你彙整，你只需要決策。
具體架構是這樣的：
Notion 是任務資料庫。 所有客戶的任務、狀態、截止日都在這裡。每個客戶有獨立的標籤，篩選條件寫好了，不需要手動整理。
Claude Code 是彙整層。 我用 MCP 把 Claude Code 接上 Notion 跟 Obsidian。每天早上，AI 直接查詢資料庫，幫我整理出「今天到期的任務」「各客戶的待處理項目」「有風險的阻塞點」，然後用我能快速讀懂的格式回報給我。
n8n 處理客戶那側的自動化。 客戶有自己的 n8n 環境，我負責設計 workflow 邏輯、調整串接方式。這塊我沒有直接的 MCP 權限，所以還是有兩成要手動確認。但這兩成我心裡有數，不是驚喜，是刻意留著的。
整體來說，大約八成的流程跑在 AI workflow 上，剩下兩成是有意識的人工介入。
系統架構全貌
文字不夠直觀，我把架構畫出來：
每天早上
Notion 任務資料庫
└── 客戶A 標籤：3 個任務，1 個今天到期
└── 客戶B 標籤：2 個任務，1 個等對方回覆
└── 自己的專案：5 個任務，優先度 high × 2
│
▼ (MCP 連線，AI 直接查詢)
Claude Code（幕僚長）
└── 彙整今日清單
└── 標出風險點（等太久沒跟進、快截止沒動作）
└── 參考 Obsidian 知識庫（客戶背景、上次討論）
│
▼ (2 分鐘後)
Ray 看到一份排好優先順序的今日清單
└── 做決策，不找資料
客戶那側（非同步）
客戶的自動化需求
└── n8n workflow 設計（我負責邏輯）
└── Ray 手動確認關鍵節點（刻意留下的 2 成）
└── 上線後跑自動化，Ray 監控例外情況
這套架構的核心不是「用了什麼工具」，是把資訊流轉的責任從人腦轉移到系統。
三個工具，各司其職
Notion — 任務的家
不要把 Notion 當白板用。它的強項是篩選、狀態管理、關聯資料。我的設定很簡單：
- 每個任務一定有「客戶標籤」和「截止日」
- 狀態只有：待開始 / 進行中 / 等對方 / 完成
- 不在 Notion 裡面寫大量筆記，那是 Obsidian 的事
只要資料乾淨，AI 查出來的東西才有用。資料髒，AI 給你的也是垃圾。
Claude Code（with MCP + CLI）— 幕僚長
這是整套系統最關鍵的一層。
Notion 那側用 MCP 連線，Claude Code 直接查詢任務資料庫，不需要手動複製貼上。Obsidian 那側用 CLI 操作，Claude Code 可以讀寫 vault 裡的筆記檔案——客戶背景、上次討論的結論、專案脈絡，都放在那裡。
我設定了一個「幕僚長」角色，他知道：
- 現在有哪些客戶、各自的背景
- 什麼叫做「有風險」（等超過 3 天沒跟進、截止日 < 2 天）
- 用什麼格式回報我才看得快
每天早上我只說一句：「今天從哪裡開始？」
Obsidian — 知識庫，不是任務板
這一點值得特別說。
我用 Notion 管任務，但筆記、客戶背景、對話紀錄、靈感，全部在 Obsidian。原因很簡單：Obsidian 完全免費，資料是本地的 Markdown 檔案，用 iCloud 同步或上傳到自己的 GitHub 都行。
你的知識不應該鎖在某個付費 SaaS 裡面。
現在我在思考的問題是：怎麼無痛把 Notion 的進度記錄搬到 Obsidian？ 任務還是讓 Notion 管，但執行的脈絡、會議筆記、下一步思路，我想讓它們都在 Obsidian 裡面——這樣 Claude Code 用 CLI 讀起來更完整，AI 的上下文更豐富，給我的判斷也更準。
這個問題我還在實驗中。
n8n — 客戶那側的自動化引擎
n8n 跑在客戶自己的雲端環境，處理的是他們業務流程的自動化，不是我的工作流。我的角色是設計師，不是操作員。
我負責邏輯設計（什麼觸發、什麼條件、輸出到哪），設定完上線後，系統自己跑。
現在每天早上的樣子
我現在打開 Claude Code，跟幕僚長說：「今天從哪裡開始？」
他給我的不是一個 Notion 頁面，是一份已經排好優先順序的今日清單：哪件事最緊、哪個客戶有風險、哪個任務可以排到明天。
這個過程，現在大概 2 分鐘。
不是因為客戶變少了，或者工作變輕鬆了。是因為**「把事情整理成我能決策的格式」這件事，我外包出去了。**
如果你想複製這套系統
我的版本有一定技術門檻，但核心邏輯可以拆成三個層級，你從哪裡開始都行：
Level 1：建立乾淨的任務資料庫（Notion 就夠）
最基本的版本：每個客戶一個 view，每個任務有狀態和截止日，每天早上看一個頁面不看三個。
這一步不需要 AI，需要的是資料紀律。
Level 2：讓 AI 幫你彙整（任何 AI 都可以）
把今天的任務清單複製給 ChatGPT 或 Claude，請它幫你排優先順序、標出風險。
這一步要克服的是：你要願意信任 AI 給你的排序，而不是自己重新想一遍。
Level 3：連線，讓 AI 直接讀資料（Claude Code + MCP）
這一步才是「我的版本」。AI 直接連 Notion，你不需要複製任何東西，每天早上問一句就結束。
技術門檻在這裡，但效果也跳一個量級。
你不需要我這套系統，但你需要這個概念
不管用什麼工具，多案管理的核心是：
讓你每天早上的第一個動作是「做決定」，而不是「找資料」。
找資料這件事是可以外包的——外包給工具、外包給 AI、或者外包給一個有紀律的系統。
多案管理難的不是執行，是信任——你要能信任系統幫你記住，不用靠腦袋扛著。
最後，工具選擇這件事
工具不是越貴越好，也不是越複雜越好。
我自己走過的路是：先花時間把系統設計清楚，再選工具。反過來——先學某個工具，再想怎麼塞進流程——通常會讓你花很多時間在「讓工具運作」上面，而不是「讓工作推進」上面。
Notion 不是唯一解。Obsidian 免費、資料自己掌控、可以 iCloud 同步也可以上 GitHub。很多工具只要資料結構想清楚，AI 都能讀、都能彙整。
多案管理的核心不在工具，在資訊流的設計：誰負責記、誰負責彙整、誰負責決策。
前兩個現在可以交給 AI，第三個還是你的。